Les bonnes pratiques pour votre événement en phygital !

par | Mar 6, 2021 | Intégration audiovisuelle

Boostez vos vidéos sur les réseaux sociaux
Le monde de demain est là, c’est le moment d’organiser votre événement phygital ! Mariage physique et digital, c’est le nouveau visage de l’événementiel.

Mode d’emploi de l’évènement phygital ou hybride

Vous souhaitez organiser votre évènement phygital mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre ? Ici vous trouverez toutes les solutions pour mettre en place un évènement réussi et inoubliable !

Mais qu’est-ce qu’un évènement “phygital” ?

Le terme phygital est apparu en 2013. Initialement utilisé dans le secteur du marketing, c’est la fusion des mots “physique” et “digital”.

Le phygital est le mélange du présentiel et du monde digital. En plus de votre public et de vos intervenants présents sur place, dans un lieu physique, vous pouvez diffuser votre événement en direct sur internet, sur des plateformes spécialisées, pour vos web spectateurs.

Pourquoi faire un évènement phygital ?

Toutes les restrictions que la crise sanitaire de 2020 nous a imposé, telles que le télétravail, la distanciation sociale, des capacités de rassemblement limitées, etc… ont été un frein pour la vie en entreprise, l’économie et la communication. Fort heureusement, l’Homme a plus d’un tour dans son sac et a su surmonter ces difficultés à force de technologie et de créativité.

Les évènements hybrides sont devenus incontournables en matière de communication (avec vos employés, vos clients et vos collaborateurs) afin de les rassurer et de rester présent, en matière de cohésion et pour éviter l’annulation de congrès ou de séminaires malgré les temps difficiles.

Outre le fait de contrer les limitations dues à la pandémie, le fait de partager votre manifestation sur internet présente de nombreux avantages. Cela permettra de supprimer les contraintes de quota et de capacité d’un lieu physique. Vous pourrez ouvrir vos évènements à un nombre de personnes beaucoup plus grand et ainsi considérablement augmenter vos records d’affluence.

Grâce au digital, la distance n’est qu’un détail, vous n’avez plus à vous soucier de la logistique et du transport de vos collaborateurs ou de vos clients, vos évènements viennent directement à eux. Ils peuvent participer à vos conférences et séminaires depuis leur salon et ce, aux quatre coins du monde !

L’un des autres avantages non négligeables d’importer vos congrès sur la toile est que vous pouvez les enregistrer et les rediffuser à votre convenance comme outil de formation par exemple, les analyser, aussi, suivant vos besoins.

Cette nouvelle façon de voir l’événementiel ne va en aucun cas remplacer les événements traditionnels, mais cette métamorphose, cette évolution, permet de les compléter, de les rendre plus accessibles. Certains festivals, tel que le Fise, (festival de sport extrême) ou la Fashion Week ont tenté l’expérience digitale (le e-Fise par exemple) avec succès et comptent bien continuer ce mélange dans les années à venir.

Comment organiser un événement Phygital sans faille ?

Pour qu’une manifestation soit réussie, peu importe qu’elle soit physique ou digitale, la clé principale est une bonne préparation en amont.

Il est très important de fixer vos objectifs. En effet, il ne s’agit pas de lancer un événement phygital sous prétexte que c’est en vogue : il doit vraiment répondre à une stratégie correctement définie. Celui-ci sera différent en fonction de votre public (vos employés, vos collaborateurs ou vos clients), de votre but (l’annonce d’un nouveau produit, un team-building, un séminaire de formation, etc…).

N’hésitez pas à faire appel à un professionnel tel que STARDUST Group qui disposera d’un matériel de qualité (vidéo, son, lumière, etc…) et d’outils qui vous permettront de vous démarquer tels que des traducteurs live, une plateforme de diffusion adapté, ou un lieu déjà équipé. Assurez-vous que votre connexion internet est fiable. Un événement sans accroc renforcera votre crédibilité auprès de votre public. Ce prestataire saura également vous conseiller, de vous aider à faire preuve d’originalité afin de capter l’attention de vos web spectateurs.

Il ne faut pas oublier que la capacité d’attention derrière un écran est très réduite, spécialement chez soi. Il est facile d’être distrait par des notifications reçues sur un smartphone, de laisser divaguer ses pensées, ou même de se lever et de faire totalement autre chose.

Pour cela, vous voulez dynamiser vos prises de parole afin de capter l’attention et rendre votre contenu percutant. Utilisez des slides visuelles, des vidéos, des animations infographiques, etc… Faites de vos spectateurs les acteurs de votre évènement hybride en les incluant au maximum dans vos présentations grâce à des quizz, les sondages, un chat en direct et même des challenges entre équipes afin de consolider la cohésion et l’esprit de communauté. Ils se sentiront impliqués et seront donc plus attentifs.

Assis seul devant un écran, le temps peut nous paraître très long, pensez à réduire la longueur de votre manifestation. Un évènement phygital plus court et bien réfléchi sera plus efficace !

Un événement digital n’est pas une copie d’un événement présentiel, il faut le construire autrement.

Choisissez un lieu approprié. Vous le voulez pratique et esthétique, répondant à vos besoins et à vos attentes. STARDUST Group dispose de différents lieux propices à la réalisation de vos évènements. Vous pouvez les découvrir ici .
Enfin, communiquez sur votre événement hybride, faites le connaître afin de toucher un public plus large. Le marketing d’influence est un outil des plus efficaces pour faire votre pub et augmenter votre audience. Faites donc appel à des influenceurs qui partageront votre conférence en amont et même durant celle-ci grâce à des lives, stories, tweets sur les différents réseaux sociaux.